Règlement d'ordre intérieur

CHAPITRE I - DISPOSITIONS GÉNÉRALES - DEFINITIONS

Article 1. Au sens du présent règlement, il y a lieu d’entendre par :

1° le Siège : le siège des commissions de nomination pour les huissiers de justice, établi au siège du centre d'expertise juridique et social dans l'arrondissement administratif de Bruxelles-Capitale.

2° la Loi : la Loi du 7 janvier 2014 modifiant le statut des huissiers de justice, modifiée en dernier lieu par une loi du 25 avril 2014 et par une loi du 8 mai 2014.

3° l'Arrêté royal : l'Arrêté royal du 2 avril 2014 portant exécution de la loi du 7 janvier 2014 modifiant le statut des huissiers de justice.

4° le centre d'expertise : le Centre d'expertise juridique social pour les huissiers de justice SAM-TES ASBL, constitué par acte passé devant le notaire Sofie Devos le 19 juin 2014 et publié au Moniteur belge le 11 juillet 2014.

CHAPITRE II - LE PRÉSIDENT

Art. 2. La présidence des commissions de nomination réunies est exercée pour une durée de deux ans alternativement par les présidents respectifs des commissions de nomination francophone et néerlandophone. Pendant les deux premières années, la présidence est confiée au plus âgé des deux.

CHAPITRE III - LA COMMISSION DE NOMINATION

Art. 3. Conformément à l'article 512, § 1, du Code judiciaire, il est institué une commission de nomination des huissiers de justice de langue française et une commission de nomination des huissiers de justice de langue néerlandaise. Ces deux commissions forment ensemble les commissions de nomination réunies des huissiers de justice.

Art. 4. Le ministre de la Justice nomme les membres des commissions de nomination.

Art. 5. Les membres d'une commission de nomination siègent pendant une durée de quatre ans. Leur mandat ne prend fin que pour cause de décès, de démission ou de destitution. Un membre sortant peut être renommé une seule fois. Un membre effectif qui se trouve dans l'impossibilité de continuer à exercer son mandat est remplacé de plein droit par son suppléant, qui achève son mandat. Le président demande que soit désigné un nouveau suppléant qui achève le mandat du membre suppléant. Il adresse à cet effet un courrier au ministre de la Justice endéans les 14 jours.

Art. 6. Chaque commission de nomination élit lors de sa première réunion, à la majorité simple, un président, un vice-président et un secrétaire parmi ses membres effectifs. Parmi les président et vice-président, l'un appartient à la catégorie des huissiers de justice tandis que le second appartient à une des autres catégories de l'article 512, § 2, du Code judiciaire.

Art. 7. Les commissions de nomination réunies ou chaque commission de nomination peuvent en leur sein créer des groupes de travail, en fonction de l'importance des matières traitées. L'initiative à cet égard est prise par le président, ainsi que sur demande de deux membres de la commission de nomination. Les commissions de nomination déterminent la portée des missions qu'elles confient aux groupes de travail.

CHAPITRE IV - LE BUREAU

Art. 8. Le bureau d'une commission de nomination se compose de ses président, vice-président et secrétaire.

Art. 9. Le bureau de chaque commission de nomination est chargé, sous la direction du président et avec l'assistance du centre d'expertise, de la gestion quotidienne.

Art. 10. Le bureau de chaque commission de nomination se réunit si nécessaire sur invitation du Président. Le bureau établit un calendrier des réunions ordinaires du bureau et de la commission.

Art. 11. Chaque bureau peut, en cas de besoin, se faire assister par des membres effectifs ou suppléants de la commission concernée, ou par des personnes externes.

Art. 12. Le bureau informe régulièrement les membres des commissions de nomination de ses activités. Les membres peuvent consulter tous les documents de travail au siège, et, le cas échéant, en prendre gratuitement des copies numériques.

CHAPITRE V - FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS DE NOMINATION

Section 1.  La convocation de la commission de nomination

Art. 13. La commission de nomination se réunit aussi souvent que nécessaire pour le bon fonctionnement de la commission de nomination. La commission de nomination est convoquée par e-mail par le centre d'expertise, chaque fois que le président l'estime nécessaire. Sauf en cas d'urgence, la convocation doit être notifiée au moins huit jours avant la réunion, et l'invitation doit mentionner la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de la réunion.

Art. 14. En cas d'urgence, les invitations doivent être envoyées au moins deux jours avant la réunion. Dans ce cas, de nouveaux points peuvent être ajoutés à l'ordre du jour avec l'accord de tous les membres présents.

Section 2. L'ordre du jour

Art. 15.  Le président fixe l'ordre du jour. Celui-ci est envoyé par e-mail à la commission, par l'intermédiaire du centre d'expertise. Un point d'ordre du jour tombant sous la compétence de la commission de nomination et présenté à la demande écrite d'un membre, doit être porté à l'ordre du jour. Cette demande écrite doit être envoyée au président au moins quinze jours avant la réunion.

Art. 16. Sauf indication contraire dans l'invitation à la réunion, les réunions des commissions se tiennent au siège.

Art. 17. Si une documentation relative à un point spécifique de l'ordre du jour est disponible sur support électronique, elle sera (également) envoyée par e-mail à tous les membres de la commission de nomination, ou bien il sera mentionné où elle pourra être consultée par voie électronique. Le centre d'expertise met une plate-forme numérique sécurisée à la disposition des membres des commissions de nomination.
Si la documentation disponible ne peut pas être communiquée par voie électronique aux membres de la commission de nomination, elle sera consultable au siège.

Section 3.   La réunion

Art. 18. Le président préside la commission de nomination et dirige la réunion. Il ouvre la réunion, la suspend au besoin et la clôt. Il est chargé du maintien de l'ordre en séance. En cas d'empêchement du président, il est remplacé par le vice-président.

Art. 19. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour sont discutés, sauf si les membres de la commission de nomination présents décident à l'unanimité de traiter d'autres points d'ordre du jour.

Art. 20. Si le président estime que le sujet a été suffisamment discuté, il peut être procédé à la prise de décision et au vote sur le point d'ordre du jour ou l'avis. Le président peut décider d'y procéder après épuisement de l'ordre du jour.

Art. 21. Les décisions sont prises à la majorité simple des voix. En cas d'égalité des voix, la voix du président de la commission de nomination ou du vice-président qui le remplace est prépondérante.

Section 4. Les procès-verbaux 

Art. 22. Outre les procès-verbaux visés à l'article 24 du présent règlement, le centre d'expertise dresse le procès-verbal de chaque réunion de la commission de nomination et le soumet à approbation du Président ou du vice-président qui l'a remplacé durant la réunion.

Art. 23. Les procès-verbaux des réunions de la commission de nomination contiennent :

  1. la date de la réunion;
  2. les noms des membres présents, éventuellement de leurs suppléants, et le cas échéant, les experts externes présents;
  3. les noms des membres absents;
  4. la constatation que le quorum des membres présents est atteint ou pas;
  5. l'ordre du jour de la réunion;
  6. les conclusions ou avis par point de l'ordre du jour;
  7. les proportions de vote;
  8. le cas échéant, la date de la prochaine réunion de la commission de nomination;
  9. le cas échéant, la mention conformément à l'article 13 de l'Arrêté royal;
  10. le cas échéant, le programme des épreuves écrite et orale du concours établi par les commissions de nomination réunies, conformément à l'article 513, § 2, du Code judiciaire.

La commission de nomination est soutenue dans ces missions par le centre d'expertise.

Art. 24. Le centre d'expertise transmet par e-mail le procès-verbal, préalablement approuvé par le Président, à tous les membres de la commission. Chaque procès-verbal devra ensuite être approuvé lors de la première réunion suivant sa remise aux membres. Sans préjudice du droit de faire en séance des remarques à propos de la rédaction du procès-verbal, les membres adresseront de préférence leurs observations par écrit et préalablement à la réunion. En cas d'amendement, la nouvelle version du rapport sera transmise aux membres, de la même manière qui est indiquée au présent article. Le procès-verbal approuvé sera signé par le président et conservé dans les archives du centre d'expertise.

Art. 25. En collaboration avec le Président, le secrétaire dresse un procès-verbal distinct qui est approuvé par un comité restreint de membres dans les cas suivants :

1° l'établissement du classement provisoire des candidats les plus aptes sur la base des résultats obtenus lors de l'épreuve écrite et de l'épreuve orale, conformément à l'article 513, § 4, du Code judiciaire;
2° l'établissement de la liste définitive des candidats classés en vue de la nomination, conformément à l'article 513, § 6, du Code judiciaire;
3° l'établissement du classement des trois candidats les plus aptes, conformément à l'article 515, § 4, du Code judiciaire;
4° le rapport de toute journée d'épreuve écrite ou orale des stagiaires et des candidats-huissiers de justice, dans le cadre d'une procédure de nomination;

Sur demande du Président, la commission de nomination est soutenue dans ces missions par le centre d'expertise.
Une fois approuvés, les 3 premiers procès-verbaux motivés sont signés par le président et par le secrétaire de la commission de nomination et sont transmis au Ministre de la justice par l'intermédiaire du centre d'expertise. Une copie de ces procès-verbaux est parallèlement adressée à tous les membres de la commission de nomination.

Art. 26. Les copies ou extraits des procès-verbaux seront signés par le président ou le vice-président qui le remplace ou le secrétaire.

Art. 27. Les décisions et avis des commissions de nomination seront envoyés par voie électronique au ministre de la Justice.
La liste sera communiquée par courrier recommandé ou par courrier électronique, conformément à l'article 513, § 7, du Code judiciaire à la Chambre nationale.

CHAPITRE VI - INDEMNITÉS

Art. 28. Conformément à la loi et à l'arrêté royal d'exécution, les membres de la commission de nomination ont droit à une indemnité en remboursement des frais de déplacement et de séjour, des jetons de présence et une allocation par épreuve d'admission corrigée.
Ces indemnités sont déterminées conformément aux dispositions de l'article 14 de l'arrêté royal du 2 avril 2014 portant exécution de la loi du 7 janvier 2014 modifiant le statut des huissiers de justice.Art. 29. Les demandes de paiement des indemnités sont adressées au centre d’expertise, qui les soumet au président de la commission.

Art. 29. Les demandes de paiement des indemnités sont adressées au centre d'expertise, qui les soumet au secrétaire de la commission pour accord.

Art. 30. Le centre d'expertise fait ensuite parvenir une demande de paiement, accompagnée du décompte à la Chambre Nationale des Huissiers de Justice.

CHAPITRE VII - INCOMPATIBILITES - EMPECHEMENTS

Art. 31. Les membres des commissions de nomination sont soumis aux dispositions en matière d'incompatibilités spécifiées à l'article 512, § 3, du Code judiciaire ainsi qu'aux règles en matière de conflits d'intérêts visés à l'article 512, § 6, du Code judiciaire. Dès qu'un membre se trouve en situation d'incompatibilité visée à l'article 512, § 3, du Code judiciaire, il doit démissionner. Un membre qui a un lien de famille avec un candidat est empêché de plein droit. Il doit s'agir d'un lien avec le conjoint ou le partenaire avec qui il cohabite, l'un de ses parents ou ceux de son conjoint ou partenaire avec qui il cohabite, en ligne directe et en ligne collatérale jusqu'au quatrième degré. Dès qu'un membre se trouve dans une autre situation d'incompatibilité, il en informe immédiatement le Président.

Art. 32. La déclaration du membre concerné, ainsi que la mention que le membre n'a pas participé à l'interrogation orale, à la poursuite de la délibération et au vote, doivent être consignées dans le procès-verbal de réunion de la commission de nomination.

CHAPITRE VIII - CONFIDENTIALITE

Art. 33. Les membres de la commission de nomination sont tenus au secret. Ils tombent sous l'application de l'article 458 du Code pénal.

Art. 34. Les experts et membres du personnel administratif consultés sont également tenus par le secret professionnel pour toutes les informations dont ils ont connaissance dans le cadre de l'exercice de leur mission.

Art. 35. En dehors de ses fonctions de membre de la commission de nomination, chacun des membres de la commission de nomination conserve sa liberté individuelle de parole, y compris à des fins académiques ou didactiques, à condition que ce membre souligne sans équivoque qu'il n'exprime que son opinion personnelle et n'engage pas les commissions de nomination.

Art. 36. Les membres des commissions veilleront à ne pas violer la confiance des tiers ni à mettre en cause l'indépendance dont ils doivent faire preuve dans l'exercice de leurs fonctions.

CHAPITRE IX - DISPOSITIONS FINALES

Art. 37. Le présent règlement d'ordre intérieur prend effet à compter de l'entrée en vigueur de l'Arrêté royal qui l'approuve. Il est disponible pour consultation au siège.

Art. 38. Une modification du présent règlement peut être proposée à la demande du président des commissions de nomination réunies ou à la demande de quatre membres, dont deux appartenant à la commission de langue française et deux à la commission de langue néerlandaise.

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