La signification électronique en bref - fiche d’information

Vendredi, 23 juin, 2017 - 11:15

Tant en matière civile qu’en matière pénale, un huissier de justice peut désormais décider de signifier son exploit, soit par la voie électronique, soit à personne. Il faut toutefois noter qu’en matière pénale, le Ministère Public peut exiger de l’huissier de justice que la signification soit faite à personne. Dans ce cas, l’huissier de justice ne peut donc pas choisir.

En matière pénale, une plate-forme sécurisée a été conçue et permettra au Ministère Public d’introduire les demandes de signification qui seront automatiquement transférées aux huissiers de justice. Ensuite, l’huissier de justice procèdera à la signification par voie électronique ou, le cas échéant, par voie traditionnelle. Une fois cela fait, l’huissier de justice en informera le Ministère Public, via la plate-forme, et lui confirmera que la signification a bien été accomplie, en joignant un avis de signification dans le dossier du Ministère Public.

La plate-forme de signification offre de nombreux d’avantages dont, notamment, un gain de temps et un échange d’informations plus rapide. En outre, certaines opérations administratives sont simplifiées, réduisant, de manière significative, les montagnes de papiers jusqu’alors inévitables.

A quels types d’adresses peut-on procéder à une signification par voie électronique ?

On peut procéder à une signification par voie électronique à deux types d’adresses électroniques :

  • à une « adresse judiciaire électronique », c’est-à-dire l’adresse unique de courrier électronique attribuée par les autorités compétentes à une personne physique ou morale. Actuellement, il n’en existe pas encore.
  • à une « adresse d’élection de domicile électronique », c’est-à-dire toute autre une signification peut être effectuée, suite au consentement exprès et préalable du destinataire pour chaque signification en question.

Dans un premier temps, les demandes de signification seront envoyées sur des adresses d’élection de domicile électroniques et donc à des adresses e-mail ordinaires.

Pratiquement, avant que le destinataire puisse avoir accès à l’acte, il doit donner son consentement explicite. Pour ce faire, il doit s’identifier, s’authentifier et, enfin, confirmer son consentement.

Il existe un registre dans lequel sont conservées toutes les adresses d’élection de domicile électroniques auxquelles une signification électronique a déjà été accomplie avec succès. Cette liste peut être consultée par l’huissier de justice.

La signification par voie électronique est assimilée à une signification « à personne », dans les deux cas suivants :

  • La signification à une adresse d’élection de domicile électronique a pu être correctement accomplie et le destinataire a bien ouvert l’acte endéans les 24 heures suivant l’envoi de la demande de consentement ;
  • La demande de signification a été envoyée à une adresse judiciaire électronique et le destinataire a bien ouvert l’acte endéans les 24 heures suivant l’envoi de l’avis de signification.

La signification électronique est, par contre, assimilée à une signification « par dépôt au domicile » dans le cas suivant :

  • La demande de signification a été envoyée à une adresse judiciaire électronique et le destinataire n’a pas ouvert l’acte endéans les 24 heures suivant l’envoi.

La signification par voie électronique en pratique : 4 étapes

Etape 1 : l’huissier de justice dresse l’acte numérique

L’huissier de justice peut consulter le registre central des adresses électroniques et utiliser une adresse d’élection de domicile existante.

A défaut d’adresse d’élection de domicile existante, ou si l’huissier de justice a connaissance d’une adresse e-mail qu’il présume être utilisée par le destinataire, l’huissier de justice peut utiliser cette adresse e-mail.

Ensuite, l’huissier de justice établit l’acte et le signe de manière électronique, au moyen de sa carte d’identité électronique.

Etape 2 : l’huissier de justice introduit l’acte sur la plate-forme

L’huissier de justice introduit l’acte, avec la demande de signification, sur la plate-forme web de signification par voie électronique. Lorsque le destinataire approuve ultérieurement, le moment d’envoi de la demande de consentement deviendra le moment de la signification.

La plate-forme valide la demande de signification si les conditions suivantes sont remplies :

  • L’acte numérique contient une signature électronique qualifiée produite à l’aide de la carte d’identité électronique 

  • La personne qui a signé le document est un huissier de justice actif, ou suppléant

  • L’utilisateur qui envoie la demande de signification via la plate-forme est l’huissier de justice qui a signé le document 

  • Si l’utilisateur est un suppléant, la suppléance est contrôlée via le registre central des suppléances 

  • La compétence territoriale de l'huissier de justice reste inchangée. La signification par voie électronique devra donc être faite par un huissier de justice dont l’étude se situe dans le même arrondissement judiciaire que le domicile/siège social du destinataire.

Etape 3 : le destinataire réagit

Dans le cas d’une signification à une adresse d’élection de domicile électronique, le destinataire doit donner son consentement explicite et préalable. Le destinataire reçoit un e-mail certifié avec les informations nécessaires et la demande de consentement. Cet e-mail contient un lien vers la plate-forme pour pouvoir s’identifier et confirmer son consentement.

En cliquant sur le lien, le destinataire sera dirigé vers une page web et sera invité à s’identifier et à s’authentifier au moyen de sa carte d’identité électronique et de son code PIN. Une fois identifié, le destinataire devra encore donner son accord explicite. Une fois l’accord donné, le destinataire aura accès à l’acte et l’adresse e-mail sera conservée dans le registre des adresses électroniques.

Si, dans les 24 heures, le destinataire ne réagit pas, clique sur le lien figurant dans l’e-mail mais ne s’identifie pas, ou encore ne confirme pas son consentement après s’être identifié, la signification par voie électronique n’est pas réalisée et devra être faite par voie traditionnelle (ou via une 2ème tentative par voie électronique).

Dans le cas d’une signification à l’adresse judiciaire électronique, aucun consentement n’est demandé. L’envoi de l’avis de signification suffit pour que la signification soit considérée comme accomplie.

Etape 4 : la plate-forme confirme la signification

La plate-forme envoie des avis de signification certifiés (notifications) au destinataire et à l’huissier de justice.

La plate-forme enregistre l’acte, en même temps que les métadonnées associées, au sein du registre central des actes authentiques dématérialisés des huissiers de justice.

Quand un acte est signifié de manière non-électronique, l’acte doit également être enregistré dans le registre. L’huissier de justice qui a effectué la signification est responsable de cet enregistrement et doit l’effectuer au plus tard dans les trois jours calendrier.

Transfert des demandes de signification en matière pénale

En matière pénale, la signification est réalisée par voie électronique, ou par voie traditionnelle, suivant le choix de l’huissier de justice. Ce choix sera fait en fonction des circonstances propres à chaque cas. Il est toutefois possible que le Ministère Public exige explicitement que la signification soit faite à personne.

Les demandes de signification, en matière pénale, seront introduites par le Ministère Public au sein de la plate-forme électronique. La plate-forme distribuera les demandes de signification auprès des huissiers de justice en fonction de directives prédéterminées. Cette méthode permet une réduction importante de la charge de travail du Ministère Public. En l’absence de directives globales, les demandes de signification seront réparties conformément aux critères de répartition existant localement.

Avantages pour le donneur d’ordre :

  • Diminution des coûts (les frais de déplacement disparaissent)
  • Résultat plus rapide

Avantages pour le destinataire :

  • Centralisation des actes qui lui sont signifiés
  • Pas de perte d’actes
  • L’acte signifié peut parvenir directement au destinataire responsable (par exemple, le juriste d’entreprise)
  • Meilleur suivi

Avantages pour le destinataire :

  • Gain de temps
  • L’huissier de justice peut gérer efficacement un volume plus important de demandes de signification
  • Connexion sécurisée directe entra la plate-forme des huissiers de justice et la Justice

 

FAQ

Dans quels cas puis-je utiliser la signification par voie électronique ?

N’importe que acte signifié par la voie traditionnelle peut désormais l’être par la voie électronique.

Est-ce que la signification par voie électronique est obligatoire ?

Non, le choix entre une signification par voie électronique et une signification par voie traditionnelle est laissé aux mains de l’huissier de justice, en fonction des circonstances propres à la cause, exception faite de la signification en matière pénale (le Ministère Public pouvant exiger une signification à personne.